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Préambule

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PARTIE 2

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Annexe V

Documents – identification/vérification des clients

(PARTIE II : Identification/ vérification du client personnes physiques/morales)

FORME DOCUMENTAIRE – documentation/conservation des documents relatifs aux obligations de vigilance à l’égard du client (vérification)

 

CLIENT  personne moraleCopieOriginalIntervention/ validation-certification par un tiers

(autorités publiques, officiers publics, autres)
Pouvoirs de représentation du

MANDATAIRE :
X

 

Délégation de pouvoir, statuts de la société ou de l’association, prospectus du fonds, arrêté/décret de nomination

 

 Art. 20 (2) R. n°12-02
Selon évaluation des risques par le professionnel

 

(intervention : avocat, notaire, communes, administrations/émanations de l’État, le cas échéant).
VERIFICATION de l’identité de la PMX

 

  • Derniers statuts coordonnés, statuts à jour (ou document constitutif équivalent)

  • Extrait/enregistrement du registre des sociétés (ou document probant équivalent )

  • Pour les associations ou les fondations reconnues d’utilité publique, voy. par ex. les arrêtés grand-ducaux, décrets, sites associatifs (…)


Art. 19 (1) R. n°12-02
X

 

  • Consultation par voie électronique certifiée conforme, copies, extraits papiers personne/entité immatriculée


[actes, statuts, comptes annuels, procédures collectives, jugements …]

 

  • Attestation de constitution de société/ certificat de validité juridique de la société

VERIFICATION COMPLEMENTAIRE de l’identité de la PM
X

 

- Vérification des d’informations recueillies auprès de sources indépendantes (internet, logiciels, banques de données publiques et privées)

 

Art. 19 (2) R. n°12-02
X

 

- Accusés de réception des courriers recommandés (contact sociétés)

 

Art. 19 (2) R. n°12-02
X

- Rapport de gestion et derniers comptes, certifiés par un réviseur d’entreprise agréé (le cas échéant)

 

- Document attestant que la société ne fait pas l’objet d’une dissolution/radiation/faillite/liquidation

 

Art. 19 (2) R. n°12-02

 

CLIENT  personne moraleCopieOriginalIntervention/ validation-certification par un tiers

(autorités publiques, officiers publics, autres)
Pouvoirs du

MANDATAIRE :

  • Représentants légaux des clients incapables/ mineurs

X

 

Jugements/ livrets de famille/ actes de naissance (…)
X

  • Jugement du tribunal compétent en matière de tutelle/curatelle


 

  • Tout document justificatif délivré par une administration/autorité publique/ émanations de l’État

VERIFICATION de l’identité du client PPX


Tout document repris par ex. dans le registre (mondial) public en ligne de documents authentiques d’identité et de voyage


(site du Conseil européen)

https://www.consilium.europa.eu/prado/fr/prado-start-page.html
X

 

  • Document d’identification officiel en cours de validité


(émanant d’une autorité publique)

 

  • certification d’authenticité opérée par le professionnel s’il a vu l’original ou par une tierce partie


 

Art. 18 (1) R. n°12-02
VERIFICATION COMPLEMENTAIRE de l’identité du client PP et de sa résidence (en cas de doute)X

 

  • Toute pièce justificative pertinente telle que requise par le professionnel

X

 

  • Accusés de réception des courriers recommandés (contact clients)

  • Justificatifs du domicile permanent/résidence :


 

document type d’assurances,

taxes communales/habitation/subventions étatiques-allocations diverses

avis d’imposition/ bulletin de salaire/ pension/ crédit d’impôt/

Preuve du statut fiscal dérogatoire (RND, « au forfait »), numéro d’identification fiscal, auto-certification

abonnement internet- téléphonie mobile

convocation administrative/ mise en demeure (…)

 (PARTIE II : Identification/ vérification du client personne physique)

BASES DE DONNEES DOCUMENTAIRES POUR EXERCER  LES MESURES DE VIGILANCE A L’EGARD DE LA CLIENTELE :

  • Le Ministère Luxembourgeois des affaires étrangères et européennes renseigne de manière exhaustive la liste des documents de voyage approuvée par la Commission Européenne et reconnus par les États membres de Schengen et qui contient les:
  1. Documents de voyage délivrés par des pays tiers et des entités territoriales (Partie I)

Le lien ci-dessus indique surtout les documents officiels d’identité (personnes physiques) autorisés dans les États tiers.

  • Le « PRADO » : registre (mondial) public en ligne de documents authentiques d’identité et de voyage du Conseil européen recense et permet de chercher des documents par pays de délivrance ou par titre de document.

Cet outil est très complet et peut s’avérer très utile pour évaluer l’authenticité de documents d’identité pour les pays tiers. Il comprend les références et photos nécessaires à une évaluation pratique dans le chef du professionnel :

http://www.consilium.europa.eu/prado/fr/prado-documents/ARE/B/O/docs-per-type.html

(voir aussi la version anglaise)

L’arrêté français du 16 avril 2014 fixant la liste des pièces justificatives pour l’exercice du droit au compte auprès de la Banque de France (JORF n°0106 du 7 mai 2014 page 7762) fournit une liste substantielle de pièces justificatives d’identité/ de domicile pour exercer le droit, tant pour les personnes physiques que pour les personnes morales.

Le professionnel s’y référera utilement pour alimenter sa liste de pièces justificatives :

https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000028905503&categorieLien=id

  • La doctrine luxembourgeoise propose notamment des éléments d’identification et de vérification de l’identité des clients personnes physiques et personnes morales

Voir « Check List des documents d’identification et de vérification », La lutte contre le blanchiment d’argent de Thierry POULIQUEN , éditions Promoculture Larcier (p.399)

Le « joint money laundering steering group » britannique a émis des orientations LBC/FT dont une partie réfère aux documents permettant de vérifier l’identité des clients personnes physiques.

Voy. http://www.jmlsg.org.uk/ , points 5.3.73 et suivants du premier guide.

Il est très clairement précisé que ceux-ci peuvent  émaner soit :

(i) d’un document officiel émis par l’administration de l’Etat (« government issued document ») incluant soit les nom/prénom(s) de l’individu accompagné de sa photo ET :

– l’adresse où il réside ou

– sa date de naissance.

Par ex. : passeport en cours de validité, permis de conduire en cours de validité, carte nationale d’identité, permis de port d’arme, carte d’électeur

(ii) d’un document d’Etat (« Government issued »), d’un tribunal ou d’une autorité locale (impliquant l’absence d’une photo d’identité incluant les nom/prénoms du client,

  • complété par un second document émis par une administration de l’Etat, une autorité judiciaire, une entité/autorité publique, une compagnie du service public, une entité régulé par l’autorité de supervision du secteur bancaire/financier incluant :

– l’adresse où le client réside ou

– sa date de naissance.

Par ex: permis de conduire en cours de validité, document/certificat administratif attestant de l’octroi d’une aide (logement/ crédit d’impôt/pension –retraite/ bourse (…), convocations/significations/mises en demeure,  documents de type taxe d’habitation etc…