OBLIGATIONS D’ORGANISATION INTERNE ADÉQUATE
Section 1. Obligation d’instaurer des procédures écrites de contrôle interne et de communication
« Les professionnels doivent mettre en place des politiques, contrôles et procédures pour atténuer et gérer efficacement les risques de blanchiment et de financement du terrorisme identifiés au niveau international, européen, national sectoriel et du professionnel lui-même. Ces politiques, contrôles et procédures, qui prennent en compte les risques de blanchiment et de financement du terrorisme, doivent être proportionnées à la nature, aux particularités et à la taille des professionnels.
Les politiques, contrôles et procédures comprennent :
a) L’élaboration de politiques, de contrôles et de procédures internes, y compris les modèles en matière de gestion des risques, la vigilance à l’égard de la clientèle, la coopération, la conservation des documents et pièces, le contrôle interne, la gestion du respect des obligations y compris la nomination, au niveau hiérarchique approprié, d’un responsable de contrôle du respect des obligations et la sélection du personnel ;
b) Lorsque cela est approprié eu égard à la taille et à la nature des activités et aux risques de blanchiment et de financement du terrorisme, une fonction d’audit indépendante chargée de tester les politiques, contrôles et procédures visées au point a). (…)
Les professionnels désignent, le cas échéant, parmi les membres de leur organe de gestion ou de leur direction effective la personne responsable du respect des obligations professionnelles en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme ».
« Le dispositif de contrôle interne (…) est convenablement doté en ressources afin de vérifier le respect, y compris par sondage, des procédures, politiques et mesures de contrôle ainsi que bénéficier de l’indépendance adéquate pour l’exercice de sa mission.
Le responsable du contrôle du respect des obligations et les autres membres du personnel concerné ont accès en temps voulu aux données d’identification des clients et à d’autres renseignements relevant des mesures de vigilance, aux pièces relatives aux transactions et aux autres renseignements pertinents. Le responsable du contrôle du respect des obligations doit pouvoir agir de façon indépendante et rendre compte à la direction, sans passer par son supérieur hiérarchique immédiat, ou au conseil d’administration (…) ».
Le responsable du contrôle du respect des obligations LBC/FT rapporte par écrit, règulièrement et si nécessaire sur une base ad hoc au responsable du respect à la direction autorisée et, le cas échéant, au conseil d’administration (ou aux comités spécialisés).
Ces rapports portent sur le suivi des recommandations, des problèmes, déficiences et irrégularités relevés par le passé ainsi que sur les nouveaux problèmes, déficiences et irrégularités identifiés. Chaque rapport spécifie les risques y liés ainsi que leur degré de gravité (mesure de l’impact) et propose des mesures correctrices (…). Ces rapports doivent permettre d’évaluer l’ampleur des soupçons ou des motifs raisonnables de soupçon de blanchiment, d’infraction sous-jacente associée ou de financement du terrorisme qui ont été détectés, et d’émettre un jugement sur l’adéquation des politiques, procédures et systèmes LBC/FT et de la collaboration des services du professionnel à la LBC/FT.
Le contrôle des politiques et des procédures LBC/FT doit faire partie intégrante des missions de la fonction d’audit interne du professionnel. A cette fin, l’audit interne doit tester et évaluer de manière indépendante la gestion et le contrôle des risques, les politiques et procédures LBC/FT.
L’audit interne doit rendre compte annuellement à la direction autorisée et au conseil d’administration (ou aux comités spécialisés) et soumettre un rapport de synthèse sur le respect de la conformité aux politiques et procédures LBC/FT. Il doit faire preuve de diligence en veillant à ce que ces recommandations ou mesures correctrices soient suivies d’effet.
Le règlement CSSF n°12-02 énonce quelques exemples de procédures eu égard à la politique LBC/FT du professionnel.
«Les politiques et procédures LBC/FT du professionnel doivent viser toutes ses obligations professionnelles et doivent comprendre, le cas échéant, notamment :
– la politique d’acceptation des clients (…)
– le détail des procédures quant à l’identification, l’évaluation, la surveillance, la gestion et l’atténuation des risques de blanchiment ou de financement du terrorisme (…). Ces procédures doivent permettre de suivre l’évolution des risques identifiés, de les réévaluer régulièrement et d’identifier toute modification significative les affectant ou tout nouveau risque
– les dispositifs de gestion des risques spécifiques liés aux relations d’affaires ou aux transactions n’impliquant pas la présence physique des parties sans que d’autres garanties aient été mises en place (telles que visées à l’article 27 du règlement CSSF n°12-02)
– les mesures destinées à empêcher l’utilisation abusive de produits ou la réalisation de transactions favorisant l’anonymat (…), notamment dans le domaine des technologies nouvelles
– les procédures à suivre en cas de demande d’entrée en relation d’affaires ou de demande d’effectuer une transaction occasionnelle pour une personne dont l’activité́ normale implique la conservation de fonds de tiers auprès d’un professionnel respectivement l’ouverture d’un compte groupé
– la procédure d’acceptation et de suivi des relations d’affaires (…)
– les procédures à suivre en cas de recours à un tiers introducteur (…)
– les procédures à suivre en cas de recours à des tiers délégués intervenant dans le cadre d’un contrat d’externalisation ou d’agence (…)
– les procédures à respecter afin de suivre l’évolution des relations d’affaires ainsi que des transactions effectuées pour les clients, en vue, notamment, de la détection de transactions suspectes
– les procédures à suivre en cas de soupçon ou de motifs raisonnables de soupçons ou de blanchiment, d’infraction sous-jacente associée ou de financement du terrorisme
(…)
– les procédures à suivre afin de respecter les obligations contenues dans le règlement (UE) 2015/847 (transferts de fonds)
– la politique de sélection du personnel garantissant le recrutement des employés selon des critères exigeants, le programme de formation et de sensibilisation du personnel (…)
– la définition exacte des responsabilités respectives des diverses fonctions au sein du personnel en matière de LBC/FT, ainsi que la procédure de nomination du responsable du contrôle et du responsable du respect .
– la procédure permettant de signaler en interne les violations des obligations professionnelles en matière de LBC/FT par une voie spécifique, indépendante et anonyme
– les procédures en matière de mesures restrictives financières
– les procédures à suivre en cas d’identification du bénéficiaire de fiducies, trusts ou constructions juridiques similaires au moment du versement des prestations ou au moment où le bénéficiaire exerce ses droits acquis (…)
Les mesures relatives aux dispositifs de surveillance des relations d’affaires et des transactions telles qu’incluses dans le Règlement CSSF n°12-02 sont renseignées supra.
Section 2. Obligation de former et de sensibiliser le personnel
« Les professionnels sont tenus de prendre des mesures proportionnées à leurs risques, à leur nature et à leur taille, afin que leurs employés, y inclus les membres des organes de gestion et de la direction effective, aient connaissance des obligations professionnelles en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, ainsi que des exigences applicables en matière de protection des données. Ces mesures comprennent la participation de leurs employés à des programmes spéciaux de formation continue visant à les tenir informés des nouvelles évolutions, y compris des informations sur les techniques, méthodes et tendances de blanchiment et de financement du terrorisme, à les aider à reconnaitre les opérations susceptibles d’être liées au blanchiment ou au financement du terrorisme et à les instruire à la manière de procéder en pareil cas. Les programmes spéciaux de formation continue fournissent aux employés des explications claires sur tous les aspects des lois et obligations en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme et notamment des obligations relatives au devoir de vigilance vis-à-vis de la clientèle et de déclaration des opérations suspectes. (…) ».
« Chaque professionnel est tenu de disposer d’un programme de formation et de sensibilisation pour l’ensemble de son personnel répondant à des critères qualitatifs élevés et dont le contenu et le calendrier tiennent compte des nécessités spécifiques du professionnel. Ce programme, ainsi que sa réalisation, doivent être documentés par écrit. Le programme doit tenir compte de l’évolution des techniques du blanchiment et de financement du terrorisme et doit être adapté lors d’un changement des exigences légales ou réglementaires en la matière.
Art. 46, para. (2) du Règlement CSSF n°12-02
« embauche, formation et sensibilisation du personnel »
Le programme de formation et de sensibilisation du personnel doit comporter, notamment :
- pour les employés nouvellement recrutés, dès leur embauche, la participation à une formation interne ou externe de base, les sensibilisant à la politique de LBC/FT du professionnel ainsi qu’aux exigences légales et réglementaires en la matière
- pour l’ensemble du personnel, la participation régulière à des formations internes ou externes continues, et s’adressant en particulier aux membres du personnel en contact direct avec la clientèle afin de les aider à détecter les transactions inhabituelles et à reconnaître les tentatives de blanchiment ou de financement du terrorisme. Ces formations continues doivent également porter sur les procédures internes du professionnel à suivre par le personnel en cas de détection d’un soupçon ou de motifs raisonnables de soupçon de blanchiment, d’infraction sous-jacente associée ou de financement du terrorisme
- des réunions d’information régulières pour les employés afin de les tenir au courant des évolutions quant aux techniques, méthodes et tendances de blanchiment et de financement du terrorisme ainsi qu’aux règles et procédures préventives à respecter en la matière
- la désignation d’une ou plusieurs personnes de contact pour les employés, compétentes et disponibles pour répondre à toute question ayant trait au blanchiment ou au financement du terrorisme, et pouvant porter, notamment, sur tous les aspects des lois et obligations en matière de LBC/FT, sur les procédures internes, les devoirs de vigilance auprès de la clientèle et de déclaration d’opérations suspectes
- la diffusion périodique d’une documentation de LBC/FT, citant notamment des exemples d’opérations de blanchiment ou de financement du terrorisme ».
Dans le cadre d’un programme de formation élaboré à l’étranger et délivré par exemple par le siège ou la maison mère du professionnel, ce dernier est tenu d’adapter le programme aux normes applicables au Luxembourg.
Les rapports d’activité de la CRF contiennent de nombreuses études de cas non exhaustifs mais ayant donné lieu à des déclarations de soupçon de la part des professionnels soumis, présentant des caractéristiques différentes (techniques, mécanismes et instruments) rencontrées fréquemment par la CRF lors de ses analyses.
Section 3. Signalement interne des violations des obligations professionnelles
« Les professionnels doivent mettre en place des procédures appropriées, proportionnées à leur nature et à leur taille, permettant à leur personnel ou aux personnes se trouvant dans une situation comparable de signaler en interne les violations des obligations professionnelles en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme par une voie spécifique, indépendante et anonyme ».
La 5ème directive anti-blanchiment impose aux États membres de « faire en sorte que les personnes, y compris les employés et les représentants de l’entité́ assujettie qui signalent, en interne ou à la CRF, un soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, bénéficient d’une protection légale contre toute menace, mesure de représailles ou acte hostile, et en particulier contre toute mesure préjudiciable ou discriminatoire en matière d’emploi ».
De plus, ils « veillent à ce que les personnes exposées à des menaces, à des mesures de représailles ou à des actes hostiles, ou à des mesures préjudiciables ou discriminatoires en matière d’emploi pour avoir signalé́ un soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, en interne ou à la CRF, aient le droit de déposer, en toute sécurité́, une réclamation auprès des autorités compétentes respectives.(…) ».
Section 4. Obligation de disposer de systèmes permettant de répondre aux autorités
« Les professionnels sont tenus de disposer de systèmes leur permettant de répondre de manière rapide et complète à toute demande d’informations des autorités luxembourgeoises responsables de la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme et des organismes d’autorégulation, tendant à déterminer s’ils entretiennent ou ont entretenu au cours des cinq années précédentes une relation d’affaires avec une personne physique ou morale donnée, et quelle est ou a été la nature de cette relation, par l’intermédiaire de canaux sécurisés et d’une manière garantissant la confidentialité́ totale des demandes d’informations ».
« (…) les professionnels doivent être en mesure de répondre rapidement et de façon complète aux demandes d’information de la part des autorités luxembourgeoises responsables de la LBC/FT, et notamment celles tendant à déterminer s’ils entretiennent ou ont entretenu des relations d’affaires ou s’ils effectuent ou ont effectué des transactions en relation avec des personnes données (…).
Cette obligation de coopération ne cesse pas avec la fin de la relation d’affaires ou de la transaction ».
De même, la ligne directrice de la CRF (DOS) oblige le professionnel à répondre, « sans délai, à une demande d’information de la CRF en utilisant les formulaires « retour d’information », avec ou sans transactions, disponibles sur goAML Web. (Le professionnel) peut les remplir en ligne ou télécharger un XML (…). Si (le professionnel) n’est pas encore inscrit comme déclarant, il faudra (s’)inscrire préalablement pour pouvoir répondre à la demande d’information.
Suivant la complexité et l’étendue des recherches, (le professionnel) devrait répondre à toute demande d’information de la CRF endéans la quinzaine. Toutefois, si une demande d’information est qualifiée de « très urgente», notamment en matière de financement du terrorisme, (le professionnel) devrait y répondre endéans les 24 heures. Une demande d’information qualifiée d’« urgente » devrait être traitée dans la semaine ».